Cada vez es más habitual que una empresa extranjera quiera contratar a una persona que reside y trabaja desde España, especialmente para desarrollar funciones administrativas, comerciales, tecnológicas, de marketing o de atención al cliente.
La empresa no siempre necesita constituir una sociedad española. Existen distintas alternativas, pero la elección debe realizarse teniendo en cuenta la duración de la contratación, el número de trabajadores, la actividad que se desarrollará en España y el posible riesgo de crear un establecimiento permanente.
¿Puede una empresa extranjera contratar directamente a un trabajador en España?
Sí. Una empresa extranjera puede contratar directamente a una persona que trabaje habitualmente desde España sin necesidad de constituir previamente una filial o sucursal.
Para ello, la empresa puede registrarse como empleador extranjero sin establecimiento permanente en España.
La empresa seguirá siendo la misma sociedad extranjera. No se crea una sociedad española distinta ni se exige necesariamente su inscripción como sucursal en el Registro Mercantil.
No obstante, deberá cumplir las obligaciones laborales, fiscales y de Seguridad Social españolas respecto de los trabajadores que presten sus servicios desde España.
Principales formas de contratar trabajadores desde el extranjero
Las alternativas más habituales son las siguientes:
| Modalidad | Cuándo puede resultar adecuada |
|---|---|
| Empleador extranjero sin establecimiento permanente | Para contratar directamente a uno o pocos trabajadores sin abrir una estructura empresarial estable |
| Sucursal en España | Cuando la empresa tendrá oficina, personal y actividad permanente en España |
| Filial española | Cuando se pretende desarrollar un proyecto empresarial autónomo o de mayor dimensión |
| Desplazamiento temporal | Cuando el trabajador ya está contratado en el extranjero y viene temporalmente a España |
| Empleador local o EOR | Para externalizar temporalmente la contratación y las obligaciones laborales |
| Profesional autónomo | Solamente cuando existe una prestación de servicios verdaderamente independiente |
Cada opción tiene consecuencias laborales, fiscales y administrativas diferentes.
1. Contratación directa como empleador extranjero sin establecimiento permanente
Esta suele ser la alternativa más sencilla cuando una empresa extranjera quiere contratar a uno o varios trabajadores en España, pero no necesita abrir una oficina ni desarrollar una estructura empresarial completa.
La empresa extranjera figura directamente como empleadora en:
- El contrato de trabajo.
- Las nóminas.
- La Seguridad Social.
- Las comunicaciones laborales.
- Las declaraciones de retenciones.
Para poder hacerlo deberá obtener, como mínimo:
- Un NIF español para la sociedad extranjera.
- Un Código de Cuenta de Cotización.
- Un representante con domicilio en España cuando lo exija la Seguridad Social.
- Un sistema para gestionar las nóminas, cotizaciones y retenciones españolas.
- El encuadramiento laboral correcto según la actividad y el convenio colectivo aplicable.
Obtención del NIF español
La sociedad extranjera debe solicitar ante la Agencia Tributaria un NIF español mediante el modelo 036.
Normalmente, el NIF asignado a una entidad extranjera comienza por la letra N.
Este NIF sirve para identificar a la empresa ante las administraciones españolas y cumplir sus obligaciones fiscales. Su obtención no convierte a la sociedad extranjera en una sociedad española ni implica, por sí sola, la existencia de un establecimiento permanente.
Para solicitarlo deberá aportarse documentación que acredite:
- La existencia de la sociedad.
- Su inscripción en el registro correspondiente de su país.
- Su domicilio social.
- Sus estatutos.
- La identidad de sus administradores.
- Las facultades de la persona que firma la solicitud.
- La identidad de sus titulares reales.
- La representación otorgada en España.
Los documentos públicos extranjeros deberán estar legalizados o apostillados cuando corresponda y, generalmente, acompañados de traducción jurada al castellano.
Obtención del Código de Cuenta de Cotización
Una vez obtenido el NIF, la sociedad deberá inscribirse como empresa ante la Tesorería General de la Seguridad Social y solicitar un Código de Cuenta de Cotización o CCC.
El CCC permite:
- Dar de alta y de baja a los trabajadores.
- Cotizar mensualmente por ellos.
- Comunicar variaciones.
- Tramitar incapacidades temporales.
- Gestionar accidentes de trabajo.
- Presentar los seguros sociales mediante el Sistema RED.
Cuando la sociedad extranjera no tiene un centro de trabajo en España, la Seguridad Social exige normalmente que designe un representante legal con domicilio en España.
Este representante no debe confundirse con el autorizado RED. El autorizado RED es la asesoría o profesional encargado de realizar telemáticamente las altas, bajas y cotizaciones, mientras que el representante actúa formalmente en nombre de la empresa extranjera.
Obligaciones laborales de la empresa extranjera
Aunque la empresa tenga su domicilio fuera de España, si el trabajador presta sus servicios habitualmente desde España deberán respetarse las normas laborales españolas de aplicación necesaria.
Entre otras obligaciones, la empresa deberá:
- Formalizar un contrato de trabajo conforme a la legislación española.
- Determinar correctamente la categoría profesional.
- Aplicar el convenio colectivo correspondiente.
- Respetar el salario mínimo y las tablas salariales del convenio.
- Comunicar el contrato al SEPE.
- Tramitar el alta en la Seguridad Social.
- Confeccionar y pagar las nóminas.
- Ingresar las cotizaciones sociales.
- Llevar un registro diario de jornada.
- Respetar las vacaciones, descansos y permisos.
- Cumplir la normativa de prevención de riesgos laborales.
- Aplicar las normas de protección de datos y desconexión digital.
El coste para la empresa estará formado por el salario bruto, la cotización empresarial a la Seguridad Social y los gastos de gestión laboral y fiscal.
Fiscalidad de las nóminas
La empresa extranjera deberá practicar la correspondiente retención de IRPF sobre el salario del trabajador.
En términos generales, deberá:
- Calcular mensualmente la retención.
- Descontarla en la nómina.
- Presentar trimestralmente el modelo 111.
- Presentar anualmente el modelo 190.
- Entregar al trabajador su certificado anual de retenciones.
La normativa del IRPF establece que las entidades no residentes sin establecimiento permanente también están obligadas a practicar retención respecto de los rendimientos del trabajo que satisfagan.
Por tanto, no sería correcto pagar al trabajador desde el extranjero sin nómina española, sin cotización y sin retención, por el mero hecho de que la sociedad pagadora no esté constituida en España.
Contratación de trabajadores a distancia
Si el trabajador presta habitualmente sus servicios desde su domicilio en España, deberá analizarse la aplicación de la Ley de trabajo a distancia.
Cuando se superan los límites legales de trabajo remoto, deberá formalizarse por escrito un acuerdo de trabajo a distancia que regule, entre otras cuestiones:
- El domicilio desde el que se trabajará.
- El horario y las reglas de disponibilidad.
- El sistema de registro de jornada.
- Los equipos y herramientas entregados.
- Los gastos generados por el teletrabajo.
- La compensación de dichos gastos.
- La protección de datos.
- La seguridad de la información.
- La prevención de riesgos laborales.
- El derecho a la desconexión digital.
- Las medidas de control empresarial.
La empresa debe proporcionar los medios necesarios para trabajar y asumir o compensar los gastos vinculados al trabajo a distancia conforme a la normativa y al convenio aplicable.
¿Qué convenio colectivo debe aplicarse?
El convenio colectivo no se determina únicamente por las funciones del trabajador.
Como regla general, hay que analizar la actividad real y principal de la empresa y comprobar si existe un convenio sectorial cuyo ámbito funcional incluya dicha actividad.
Para determinarlo será necesario conocer:
- La actividad principal de la empresa extranjera.
- Los productos o servicios que comercializa.
- La actividad que desarrollará en España.
- Las funciones concretas del trabajador.
- El lugar desde el que se prestarán los servicios.
- La provincia en la que se encuentra el trabajador.
Cuando no resulte aplicable un convenio sectorial específico, puede ser necesario estudiar la aplicación del convenio de oficinas y despachos correspondiente. Esta decisión debe analizarse individualmente, ya que afecta al salario, jornada, vacaciones, periodo de prueba y demás condiciones laborales.
2. Apertura de una sucursal en España
Una sucursal es un establecimiento dependiente de la empresa extranjera. No tiene personalidad jurídica independiente: forma parte de la propia sociedad extranjera.
Esta opción puede ser adecuada cuando la empresa pretende:
- Abrir una oficina en España.
- Contratar a varios trabajadores.
- Atender clientes desde España.
- Negociar o firmar contratos.
- Desarrollar de manera continuada una parte de su actividad.
- Disponer de medios materiales propios.
La sucursal debe constituirse mediante escritura pública, inscribirse en el Registro Mercantil y cumplir sus obligaciones contables, fiscales, laborales y mercantiles en España.
Frente al simple registro como empleador extranjero, la sucursal supone una estructura más estable y un mayor número de obligaciones formales.
3. Constitución de una filial española
Una filial es una sociedad española independiente, normalmente una sociedad limitada, cuyo capital pertenece total o parcialmente a la empresa extranjera.
La filial tiene:
- Personalidad jurídica propia.
- NIF español propio.
- Contabilidad propia.
- Cuentas anuales propias.
- Obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades.
- Sus propios contratos y trabajadores.
- Responsabilidad separada de la sociedad matriz, salvo determinados supuestos.
Esta alternativa puede ser recomendable cuando la empresa quiere desarrollar un negocio estable en España, contratar a varios trabajadores, facturar a clientes españoles o separar jurídicamente la actividad española de la sociedad extranjera.
También puede ofrecer una imagen más sólida frente a clientes, bancos, trabajadores y administraciones, aunque sus costes de constitución y mantenimiento son superiores.
4. Desplazamiento temporal de un trabajador
El desplazamiento temporal puede utilizarse cuando una persona ya trabaja para la empresa en otro país y es enviada a España durante un periodo limitado para realizar un proyecto o servicio concreto.
No debe confundirse con la contratación permanente de una persona que vive y trabaja ordinariamente desde España.
En estos casos habrá que revisar:
- El país de origen.
- La duración del desplazamiento.
- La normativa internacional de Seguridad Social.
- La necesidad de obtener un certificado de legislación aplicable.
- La comunicación previa del desplazamiento.
- Las condiciones mínimas de trabajo exigibles en España.
- La prevención de riesgos.
- Las posibles obligaciones fiscales del trabajador y de la empresa.
Cuando el desplazamiento deja de ser temporal o el trabajador desarrolla su actividad ordinaria desde España, lo normal será que resulte aplicable la Seguridad Social española.
5. dor real, quién organizará el trabajo y bajo qué habilitación se presta el servicio.
5. Contratación de un profesional autónomo
La empresa extranjera también puede contratar los servicios de un profesional autónomo establecido en España.
Esta alternativa es válida únicamente cuando existe una relación mercantil verdaderamente independiente.
El profesional debe organizar sus propios medios, horarios y métodos de trabajo, asumir el riesgo de su actividad y prestar el servicio con autonomía.
Puede existir riesgo de falso autónomo cuando la empresa:
- Impone un horario.
- Organiza diariamente el trabajo.
- Proporciona todos los medios.
- Exige exclusividad.
- Fija unilateralmente las vacaciones.
- Supervisa al profesional como a un empleado.
- Abona una cantidad fija similar a un salario.
- Integra al profesional en su organización.
- Asume todos los riesgos de la actividad.
Si la relación es realmente laboral, denominarla contrato mercantil no evita la aplicación de la legislación laboral. La Inspección podría reclamar las cotizaciones no ingresadas, recargos y sanciones, además de reconocer al profesional los derechos correspondientes como trabajador.
¿Cuándo existe establecimiento permanente?
Registrar a una empresa extranjera como empleadora sin establecimiento permanente no garantiza que fiscalmente nunca pueda considerarse que existe un establecimiento permanente.
Esta cuestión depende de la actividad desarrollada realmente en España.
Puede existir riesgo cuando:
- La empresa dispone de una oficina o lugar fijo de negocios.
- La vivienda del trabajador se utiliza de manera estable como oficina de la empresa.
- El trabajador desarrolla desde España una parte esencial del negocio.
- Negocia o concluye habitualmente contratos.
- Tiene facultades para comprometer a la empresa.
- Gestiona clientes o ventas desde España.
- La dirección efectiva de la empresa se encuentra en España.
La mera contratación de un trabajador remoto no crea automáticamente un establecimiento permanente. El riesgo será generalmente menor cuando el trabajador realiza funciones internas o auxiliares, no dispone de poderes comerciales y trabaja bajo la dirección efectiva de la empresa situada en el extranjero.
No obstante, debe analizarse cada caso antes de iniciar la contratación.
¿Qué modalidad conviene elegir?
No existe una única solución válida para todas las empresas.
En términos generales:
- Para contratar a uno o pocos trabajadores remotos, puede ser suficiente registrarse como empleador extranjero sin establecimiento permanente.
- Para disponer de una oficina y desarrollar actividad estable, puede resultar adecuada una sucursal.
- Para desarrollar un proyecto empresarial completo, contratar personal y facturar desde España, puede ser preferible una filial.
- Para trabajos puntuales puede estudiarse un desplazamiento temporal.
- Para una primera contratación puede valorarse un EOR debidamente estructurado.
- Para servicios realmente independientes puede utilizarse un profesional autónomo.
Antes de decidir, deben analizarse conjuntamente las implicaciones laborales, fiscales, mercantiles y de Seguridad Social.
¿Cómo puede ayudar Mconsulting?
En Mconsulting asesoramos a empresas extranjeras que quieren contratar trabajadores o iniciar una actividad en España.
Podemos encargarnos de:
- Estudiar la modalidad de contratación adecuada.
- Solicitar el NIF español de la empresa extranjera.
- Tramitar su inscripción en la Seguridad Social.
- Obtener el Código de Cuenta de Cotización.
- Gestionar la autorización RED.
- Determinar el convenio colectivo y la categoría profesional.
- Preparar los contratos y acuerdos de trabajo a distancia.
- Confeccionar las nóminas.
- Gestionar las cotizaciones sociales.
- Presentar los modelos 111 y 190.
- Atender las notificaciones administrativas.
- Analizar el posible riesgo de establecimiento permanente.
- Estudiar la apertura de una sucursal o la constitución de una filial.
Cada contratación internacional requiere una revisión previa. Una estructura sencilla y correctamente registrada permite que la empresa extranjera contrate en España sin asumir los costes de una filial cuando esta no sea necesaria.
